Darf der Betriebsrat per Videokonferenz tagen – und was ist mit Umlaufbeschlüssen?

Der Betriebsrat darf per Video- oder Telefonkonferenz tagen, aber nicht einfach so: § 30 Abs. 2 BetrVG knüpft die Teilnahme an drei Voraussetzungen – eine Regelung in der Geschäftsordnung, keinen Widerspruch eines Viertels des Gremiums und die Vertraulichkeit gegenüber Dritten. Der gesetzliche Regelfall bleibt ausdrücklich die Präsenzsitzung. Der Umlaufbeschluss dagegen ist kein digitaler Sonderweg, sondern nach ganz überwiegender Auffassung schlicht unzulässig: Beschlüsse fasst der Betriebsrat in der Sitzung, nicht per E-Mail-Rundlauf oder Unterschriftenliste.

Was ist der gesetzliche Regelfall?

Das Gesetz ist an dieser Stelle ungewöhnlich deutlich. § 30 Abs. 1 BetrVG bestimmt, dass die Sitzungen des Betriebsrats in der Regel während der Arbeitszeit stattfinden, nicht öffentlich sind – und schließt mit dem Satz: „Sie finden als Präsenzsitzung statt.“

Diese Reihenfolge ist keine Formalie, sondern der Maßstab für alles Weitere. Die Video- und Telefonteilnahme steht in Absatz 2 und beginnt mit den Worten „Abweichend von Absatz 1 Satz 5“ – sie ist also konstruktiv die Ausnahme, nicht die gleichwertige zweite Variante. Wer eine Sitzung digital ansetzt, muss die Voraussetzungen der Ausnahme erfüllen können; wer in Präsenz tagt, muss gar nichts begründen.

Historisch ist das eine junge Regelung: Sie kam mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz und löste die befristete Corona-Sonderregelung ab. Ältere Beiträge im Netz beziehen sich teils noch auf diese Übergangsfassung – ein Grund mehr, im Zweifel den aktuellen Gesetzeswortlaut selbst aufzuschlagen.

Welche drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

§ 30 Abs. 2 Satz 1 BetrVG nennt sie als Nummern 1 bis 3. Alle drei müssen zusammen vorliegen – es genügt nicht, zwei davon zu erfüllen.

Dazu kommt eine eigenständige Schranke in § 30 Abs. 2 Satz 2 BetrVG: Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig. Das betrifft Bild und Ton gleichermaßen und steht nicht zur Disposition des Gremiums – auch eine einstimmig beschlossene Mitschnittfunktion wäre unzulässig. Automatische Aufzeichnungs-, Transkriptions- oder Protokollfunktionen gängiger Konferenzsoftware sollte man deshalb vor der ersten digitalen Sitzung bewusst prüfen und abschalten, statt sich auf die Voreinstellung zu verlassen.

Was muss in der Geschäftsordnung stehen?

Nummer 1 verlangt nicht bloß einen Satz, der Videokonferenzen „erlaubt“, sondern die Festlegung der Voraussetzungen für eine solche Teilnahme – und zwar unter Sicherung des Vorrangs der Präsenzsitzung. Die Geschäftsordnung muss also erkennen lassen, in welchen Konstellationen zugeschaltet werden darf und wie der Vorrang der Präsenz dabei gewahrt bleibt. Eine Klausel, die die digitale Teilnahme faktisch zum Normalfall macht, wäre mit dem Gesetzeszweck nicht vereinbar.

Der Betriebsrat gibt sich seine Geschäftsordnung selbst, durch Beschluss – und zwar durch einen ordnungsgemäßen Beschluss in einer Sitzung. Das ist der Grund, warum sich die Frage praktisch nie kurzfristig lösen lässt: Wer erst im Krisenfall merkt, dass die Geschäftsordnung schweigt, kann die Lücke nicht per Rundmail schließen.

Wer kann widersprechen – und mit welcher Wirkung?

Nummer 2 ist die Stelle, an der in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet wird. Das Gesetz verlangt keine Zustimmung des Gremiums zur Videositzung. Es verlangt umgekehrt, dass nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder widerspricht. Die digitale Sitzung ist also nicht zustimmungs-, sondern widerspruchsabhängig – Schweigen hilft ihr.

Ein Viertel eines siebenköpfigen Betriebsrats sind zwei Mitglieder (7 : 4 = 1,75, aufgerundet 2). Der Widerspruch ist gegenüber dem Vorsitzenden zu erklären, innerhalb einer Frist, die dieser bestimmt. Für die Vorsitzführung heißt das zweierlei: Die Frist sollte so gesetzt sein, dass sie realistisch wahrgenommen werden kann, und der Eingang der Widersprüche sollte nachvollziehbar festgehalten werden – im Streit über die Wirksamkeit eines Beschlusses ist das die entscheidende Tatsachenfrage.

Wie viel eine einzelne Stimme wiegt, hängt dabei an der Größe des Gremiums – und dreht sich bei kleinen Betriebsräten um. Im siebenköpfigen Beispiel oben reicht ein Widerspruch nicht. Ein dreiköpfiger Betriebsrat – die gesetzliche Größe in Betrieben mit 21 bis 50 wahlberechtigten Arbeitnehmern (§ 9 BetrVG) – kommt dagegen zu einem anderen Ergebnis: Ein Mitglied ist dort ein Drittel und erreicht die Viertel-Schwelle allein, sodass ein einziger Widerspruch die Videositzung verhindert. Beim einköpfigen Betriebsrat in Betrieben mit 5 bis 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern gilt das erst recht. Erst ab fünf Mitgliedern braucht es mehr als eine Person.

Wer mit seinem Widerspruch nicht durchdringt, kann jedenfalls selbst in Präsenz teilnehmen, sofern die Sitzung überhaupt einen Sitzungsort hat: Nach § 30 Abs. 3 BetrVG gilt bei einer Sitzung mit zusätzlicher Zuschaltmöglichkeit auch die Teilnahme vor Ort als erforderlich. Niemand muss sich also aus Kostengründen auf die Kachel verweisen lassen.

Zählen zugeschaltete Mitglieder für Beschlussfähigkeit und Mehrheit?

Ja, und zwar vollständig. § 33 Abs. 1 Satz 2 BetrVG stellt klar: Betriebsratsmitglieder, die mittels Video- und Telefonkonferenz an der Beschlussfassung teilnehmen, gelten als anwesend. Damit zählen sie für die Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder nach § 33 Abs. 1 Satz 1 BetrVG ebenso mit wie für das Quorum der Beschlussfähigkeit nach § 33 Abs. 2 BetrVG.

Eine hybride Sitzung mit vier Personen im Raum und drei zugeschalteten Mitgliedern ist also, was die Zählung angeht, eine ganz normale Sitzung mit sieben Teilnehmenden. Wie in jeder Sitzung kommt es dabei auf den Zeitpunkt der jeweiligen Beschlussfassung an – wer während eines Tagesordnungspunkts die Verbindung verliert, nimmt an diesem Beschluss nicht teil. Wie sich Mehrheit, Enthaltung und Stimmengleichheit auswirken, steht im Artikel zur Beschlussfassung.

Was ändert sich am Protokoll?

Die Niederschrift bleibt Pflicht, bekommt bei digitaler Teilnahme aber einen zusätzlichen Bestandteil. Die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat, funktioniert für Zugeschaltete naturgemäß nicht. § 34 Abs. 1 BetrVG regelt das ausdrücklich: Wer mittels Video- und Telefonkonferenz an der Sitzung teilnimmt, hat seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform zu bestätigen; die Bestätigung ist der Niederschrift beizufügen.

Textform heißt: lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, mit Nennung der Person – eine E-Mail oder Chat-Nachricht genügt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Ein mündliches „Ich bin dabei“ in der Konferenz reicht dagegen nicht, und da eine Aufzeichnung ohnehin unzulässig ist, ließe es sich auch nicht belegen. Praktikabel ist, die Bestätigungen im Anschluss an die Sitzung einzusammeln und zusammen mit der Anwesenheitsliste der Präsenzteilnehmer zur Niederschrift zu nehmen.

Ist ein Umlaufbeschluss zulässig?

Nach ganz überwiegender Auffassung nicht. Unter einem Umlaufbeschluss versteht man eine Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Ein Beschlussvorschlag geht per E-Mail oder als Unterschriftenliste bei den Mitgliedern herum, jeder zeichnet ab, und am Ende wird ausgezählt. So bequem das klingt – es ist keine anerkannte Form der Willensbildung des Betriebsrats.

Der Grund liegt in dem, was eine Sitzung leistet und ein Rundlauf nicht: die gemeinsame Beratung vor der Abstimmung. In der Sitzung hören alle dieselben Argumente, können nachfragen, ihre Meinung ändern und Gegenanträge stellen; im Umlauf entscheidet jeder für sich, oft auf unterschiedlichem Informationsstand und ohne zu wissen, was die anderen bewogen hat. Hinzu kommt, dass ein Rundlauf die Teilnahmerechte anderer Beteiligter – etwa der Jugend- und Auszubildendenvertretung oder der Schwerbehindertenvertretung – faktisch leerlaufen ließe.

Deshalb ist der Umlaufbeschluss auch nicht der „digitale“ Weg. Den hat der Gesetzgeber mit § 30 Abs. 2 BetrVG geschaffen, und er führt über eine echte Sitzung, an der man von außerhalb teilnimmt – nicht über eine Abstimmung ohne Sitzung.

Lässt sich ein Umlaufbeschluss nachträglich heilen?

Der saubere Weg ist, den Punkt in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung erneut aufzurufen und dort zu beschließen – mit ordnungsgemäßer Ladung und Tagesordnung. Ein solcher Beschluss steht dann auf eigenen Füßen, unabhängig davon, was zuvor per Rundlauf zusammengetragen wurde.

Ob das im konkreten Fall noch etwas nützt, ist eine andere Frage und hängt stark vom Sachverhalt ab. Solange die Angelegenheit noch offen ist, spricht wenig dagegen. Geht es dagegen um eine fristgebundene Stellungnahme gegenüber dem Arbeitgeber, hilft eine spätere Beschlussfassung wenig, wenn die gesetzliche Frist zwischenzeitlich abgelaufen ist. Wer unsicher ist, ob ein bereits gefasster Beschluss trägt, sollte das früh klären und nicht erst, wenn sich der Arbeitgeber darauf beruft.

Praktisch heißt das für eilige Fälle: nicht zum Rundlauf greifen, sondern eine kurze Sitzung ansetzen – notfalls als Video- oder Telefonkonferenz, wenn die Geschäftsordnung das hergibt und niemand rechtzeitig widerspricht. Genau für diese Konstellation ist § 30 Abs. 2 BetrVG gemacht.